Algemene voorwaarden Ombora
Versie 1.0 · 27 oktober 2026
1. Over Ombora
Ombora is een dienst van Kobalt Ventures B.V., gevestigd in Amsterdam, KvK 42027392. Correspondentieadres: Herengracht 551, 1017 BW Amsterdam. Contact: [email protected].
Deze voorwaarden gelden voor zakelijk gebruik van Ombora. Afzonderlijke schriftelijke afspraken gaan voor op deze voorwaarden.
2. Onze afspraken
De overeengekomen dienstverlening, prijs, betaling, looptijd en opzegging staan in het aanbod of de overeenkomst die je aanvaardt. We voeren de afgesproken werkzaamheden zorgvuldig uit. Aan informatie of uitkomsten van de dienst kun je geen garantie op een bepaald resultaat ontlenen.
3. Jouw verantwoordelijkheid
Je verstrekt tijdig juiste en volledige informatie en controleert wat we ter goedkeuring aan je voorleggen. Je blijft verantwoordelijk voor je wettelijke verplichtingen. Dit doet niets af aan onze verantwoordelijkheid voor de afgesproken werkzaamheden. Je gebruikt Ombora rechtmatig, beschermt je account en verstrekt alleen gegevens die je mag delen.
4. Gegevens en rechten
Je houdt de rechten op je eigen gegevens en documenten. Wij gebruiken deze voor de afgesproken dienstverlening. De rechten op onze software blijven bij ons of onze licentiegevers. Hoe we persoonsgegevens verwerken, staat in de privacyverklaring. Voor persoonsgegevens die we namens jou verwerken, sluiten we vóór de start van die verwerking een verwerkersovereenkomst als onderdeel van de klantovereenkomst.
Bij beëindiging werken we mee aan een zorgvuldige overdracht van jouw gegevens en documenten. Jij zorgt dat deze gedurende de voor jou geldende wettelijke bewaartermijnen beschikbaar blijven.
5. Fouten en geschillen
Meld fouten of klachten zo snel als redelijkerwijs mogelijk via [email protected]. Geef ons een redelijke gelegenheid om een tekortkoming te herstellen, tenzij herstel niet mogelijk is. Voor aansprakelijkheid gelden de wettelijke regels.
Op onze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de volgens de wet bevoegde rechter.
Privacyverklaring Ombora
Versie 1.0 · 27 oktober 2026
1. Wie verantwoordelijk is
Ombora is een dienst van Kobalt Ventures B.V., KvK 42027392. Correspondentieadres: Herengracht 551, 1017 BW Amsterdam. Privacyvragen: [email protected].
Voor eigen doeleinden, zoals accounts en facturatie, zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Verwerken we gegevens namens jouw onderneming en volgens jouw instructies, dan ben jij verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Wij blijven verantwoordelijk voor onze eigen verplichtingen, waaronder beveiliging en vertrouwelijkheid.
Vóór die verwerking sluiten we een verwerkersovereenkomst als onderdeel van je klantovereenkomst. Deze regelt gegevensgebruik, beveiliging, dienstverleners, datalekken, privacyverzoeken en verwijdering.
2. Welke gegevens we gebruiken en waarom
Voor je boekhouding verwerken we documenten, bank- en transactiegegevens, klant- en leveranciersgegevens, belastinggegevens, boekingen en gesprekken met de assistent. Voor verwerking namens jou zorgt jouw onderneming voor een geldige grondslag; wij blijven binnen jouw opdracht.
Gegevens komen van jou, jouw gebruikers en geactiveerde koppelingen en kunnen ook anderen betreffen. Zonder noodzakelijke gegevens werkt de betreffende functie niet volledig. Deel geen onnodige BSN’s of gevoelige privégegevens.
3. Gmail en Outlook
Activeer je een beschikbare e-mailkoppeling, dan lezen we berichten en bijlagen om administratieve documenten te importeren. We verwerken je e-mailadres, toegangstokens, berichtkenmerken, afzenders, ontvangstdatums en bijlagen. Geïmporteerde documenten kunnen met AI worden verwerkt, zoals hieronder beschreven.
De toegang is breder dan alleen facturen. Gmail kan volledige berichten ophalen, inclusief spam en prullenbak vanaf de gekozen startdatum. Ook privégegevens kunnen daardoor worden verwerkt. Koppel bij voorkeur een zakelijke mailbox. De Gmail-koppeling leest alleen en verstuurt of verwijdert geen e-mails.
Verbreek de koppeling in Ombora of trek toegang in bij je provider. Bij Google kan dit via gekoppelde apps: selecteer Ombora en trek de toegang in. Bij Microsoft kan dit via app-toestemmingen (persoonlijk account) of My Apps (werk/school), zo nodig via je beheerder. Synchronisatie stopt dan. Geïmporteerde gegevens worden niet automatisch gewist; vraag verwijdering via [email protected]. De bewaartermijnen en uitzonderingen hieronder blijven gelden.
Ons gebruik en onze doorgifte van Google-gegevens voldoen aan de Google API Services User Data Policy, inclusief Limited Use. We gebruiken deze gegevens niet voor advertenties of training van algemene AI-modellen. Menselijke inzage vindt alleen plaats binnen de toegestane uitzonderingen, zoals met jouw uitdrukkelijke toestemming voor specifieke gegevens, voor beveiliging of vanwege de wet.
4. AI en andere dienstverleners
Voor onze dienstverlening schakelen we de volgende soorten IT-dienstverleners in:
- Cloudhosting en opslag: voor het laten werken van de applicatie en het bewaren van gegevens en documenten.
- Authenticatie en accountbeheer: voor inloggen en het beheren en beveiligen van accounts.
- AI-dienstverleners: voor documentverwerking en de assistent. Hiervoor worden relevante documentinhoud, transacties en gesprekken verwerkt.
5. Hoelang we gegevens bewaren
Bij een lopend geschil of een wettelijke bewaarplicht bewaren we alleen de gegevens die daarvoor nodig zijn, zolang dat noodzakelijk is. Jouw fiscale bewaarplicht is niet automatisch een verplichting voor Ombora om na beëindiging al jouw gegevens te blijven bewaren. Zorg daarom voor een volledige overdracht en eigen bewaring.
6. Cookies en beveiliging
Ombora gebruikt technische opslag voor onder meer inloggen en voorkeuren.
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Denk aan toegangsbeperking, beveiligde verbindingen en bescherming van opgeslagen gegevens.
7. Je rechten
Je kunt inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht vragen en bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Toestemming kun je altijd intrekken, zonder gevolgen voor eerder rechtmatig gebruik. Wettelijke uitzonderingen kunnen deze rechten beperken.
Mail [email protected]. Zo nodig controleren we je identiteit. We reageren binnen één maand; bij complexe verzoeken kan dit maximaal twee maanden langer duren, met uitleg binnen de eerste maand. Verwerken we je gegevens namens een andere ondernemer, dan helpen we je verzoek bij die ondernemer terecht te komen.
Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.