Wat is btw en hoe werkt het voor ondernemers?

Wat is btw en hoe werkt het voor ondernemers?

Als je iets koopt, zit er vaak btw in de prijs. Koop je bijvoorbeeld als consument een bureaulamp voor € 121 inclusief 21% btw? Dan bestaat die prijs uit € 100 voor de lamp en € 21 btw. De verkoper geeft die € 21 op in zijn btw-aangifte bij de Belastingdienst. Daar trekt hij de btw af die hij op zijn zakelijke inkopen mag terugvragen. Het verschil betaalt hij aan de Belastingdienst.

Als ondernemer sta je aan de andere kant van die verkoop. Je berekent btw over je producten of diensten. Tegelijk krijg je bij zakelijke inkopen vaak facturen mét btw. Zo verreken je die bedragen in je btw-aangifte:

1. Je geeft aan hoeveel btw je over je verkopen moet betalen.
2. Je trekt de btw af die je over zakelijke inkopen mag terugvragen. Dat heet aftrek van voorbelasting.
3. Het verschil betaal je aan de Belastingdienst. Is de aftrekbare btw hoger dan de btw over je verkopen? Dan kun je via de aangifte btw terugkrijgen.

Niet alle btw op zakelijke kosten is aftrekbaar. Je moet onder meer een geschikte factuur hebben en de aankoop gebruiken voor activiteiten waarvoor je recht op btw-aftrek hebt. Voor privégebruik en vrijgestelde activiteiten gelden beperkingen.

Wanneer moet je btw rekenen?

Je berekent meestal btw over je producten of diensten als je ondernemer voor de btw bent.

De Belastingdienst kijkt bij de beoordeling van je ondernemerschap naar je activiteiten:

• Je werkt zelfstandig. Je handelt op eigen naam, werkt voor eigen rekening en verantwoordelijkheid en loopt ondernemersrisico. Ook je aantal opdrachtgevers kan daarbij meewegen.
• Je hebt regelmatig inkomsten uit je werk of handel. Je hoeft voor de btw geen winst te maken: ook bij verlies kun je ondernemer zijn.

Een freelanceontwerper die zelfstandig opdrachten voor verschillende klanten uitvoert en daarvoor regelmatig betaald krijgt, is bijvoorbeeld ondernemer voor de btw. Dat kan ook naast een vaste baan.

Eenmalig je eigen gebruikte bureaustoel verkopen is normaal gesproken een privéverkoop. Koop je zelfstandig en voor eigen rekening regelmatig meubels in om ze door te verkopen? Dan heb je een handelsactiviteit die onder de btw kan vallen.

Ondernemer zijn voor de btw betekent niet automatisch dat je ook ondernemer voor de inkomstenbelasting bent. Die beoordeling volgt andere regels.

Wanneer reken je toch geen btw?

• Bij een vrijstelling, bijvoorbeeld voor bepaalde zorg of onderwijs, bereken je geen btw over die prestatie. Ook bij deelname aan de KOR geldt onder voorwaarden een vrijstelling.
• Bij het 0%-tarief valt je levering wel onder de btw, maar is het btw-bedrag nul.
• Bij btw verleggen geeft je klant de btw aan in plaats van jij.

Voor klanten buiten Nederland hangt de btw-behandeling ook af van wat je levert en wie je klant is. Gebruik daarvoor de btw-hulp voor zakendoen in het buitenland.

Hoe krijg je een btw-nummer?

Als startende freelancer schrijf je je meestal eerst in bij KVK. Je hoeft daarna normaal gesproken niet nog apart een btw-nummer aan te vragen:

1. KVK geeft je gegevens door aan de Belastingdienst.
2. De Belastingdienst beoordeelt je werkzaamheden. Zij kijkt onder meer of je zelfstandig werkt en regelmatig inkomsten hebt. Daarmee beoordeelt zij of je ondernemer voor de btw bent.
3. Als btw-ondernemer ontvang je je nummers per brief: een btw-identificatienummer en een omzetbelastingnummer. Normaal ontvang je die binnen tien werkdagen na de startdatum van je bedrijf.

Je btw-identificatienummer, meestal btw-id of btw-nummer genoemd, gebruik je richting klanten en leveranciers. Het hoort bijvoorbeeld op een gewone volledige btw-factuur. Je omzetbelastingnummer, of ob-nummer, gebruik je voor contact met de Belastingdienst. Bij een eenmanszaak zijn dit verschillende nummers. Je KVK-nummer is weer een ander nummer.

Je kunt je btw-id en omzetbelastingnummer ook terugvinden in Mijn Belastingdienst Zakelijk, onder ‘Btw’ en vervolgens ‘Btw-identificatienummer’.

Moet je eerst een btw-nummer hebben voordat je btw rekent?

Je btw-plicht hangt af van je werkzaamheden, niet van de dag waarop je de brief met je nummer ontvangt. Ben je vanaf de start ondernemer voor de btw en lever je belaste producten of diensten? Dan moet je daar vanaf de start btw over berekenen, ook als je btw-id nog onderweg is. Je kunt voor de btw al ondernemer zijn vóór je aanmelding.

Je btw-id hoort wel op een gewone volledige btw-factuur. Wacht daarom zo mogelijk met het versturen van die factuur tot je het nummer hebt, zolang je binnen de factuurtermijn blijft.

Voor een gewone levering of dienst aan een Nederlandse zakelijke klant moet je de factuur uiterlijk op de 15e dag van de volgende maand versturen. Rond je bijvoorbeeld op 27 oktober 2026 een ontwerp af en factureer je achteraf? Dan moet je factuur uiterlijk op 15 november 2026 zijn verstuurd. Voor vooruitbetalingen gelden andere factuurmomenten.

Heb je na tien werkdagen nog geen btw-id ontvangen? Controleer Mijn Belastingdienst Zakelijk, waar je je nummer ook kunt terugvinden. Ontbreekt het daar ook of nadert je factuurdeadline, neem dan contact op met de BelastingTelefoon via de contactgegevens bij KVK. Blijf niet onbeperkt wachten: een ontbrekend nummer heft je btw- en factuurverplichtingen niet op.

Zelf een bedrag met btw berekenen

Exclusief btw betekent zonder btw. Inclusief btw betekent met btw. Met de calculator reken je van het ene bedrag naar het andere.

Wil je begrijpen welke formule je gebruikt of hoe je btw uit een totaalbedrag haalt? Bekijk de uitleg over btw berekenen, inclusief en exclusief.

Welke btw-tarieven zijn er?

Nederland kent in 2026 drie btw-tarieven: 21%, 9% en 0%. Daarnaast kun je te maken krijgen met een vrijstelling of btw verleggen. Dat zijn btw-behandelingen, geen extra tarieven.

Bekijk bij twijfel de btw-tarieven en vrijstellingen voor jouw werkzaamheden. Alleen ‘freelancer’ of ‘zzp’er’ zijn zegt niets over het juiste tarief. Ook een buitenlandse klant betekent niet automatisch dat je 0% btw mag rekenen.

Wanneer reken je geen btw?

Geen btw op je factuur kan verschillende oorzaken hebben. Die hebben niet allemaal dezelfde gevolgen voor je aangifte en btw-aftrek.

Je levering of dienst is vrijgesteld

Voor bepaalde activiteiten geldt een vrijstelling, zoals bepaalde medische zorg en onderwijs. De voorwaarden verschillen per activiteit. Je berekent dan geen btw over die prestatie. De btw op inkopen die je voor die vrijgestelde omzet gebruikt, mag je in beginsel niet aftrekken.

Je doet mee aan de KOR

De kleineondernemersregeling, of KOR, is een btw-vrijstelling waarvoor in Nederland gevestigde ondernemers onder voorwaarden kunnen kiezen. Voor de Nederlandse KOR geldt in 2026 een omzetgrens van € 20.000 per kalenderjaar. De vrijstelling gaat niet automatisch gelden zodra je onder die grens zit.

Tijdens deelname bereken je geen btw over prestaties waarvoor de KOR-vrijstelling geldt. Je trekt ook geen btw op zakelijke kosten en investeringen af. Gewoonlijk doe je geen btw-aangifte, maar er zijn situaties waarin je toch incidenteel aangifte moet doen. Bekijk daarom de voorwaarden en gevolgen van de KOR.

Je verlegt de btw naar je klant

Bij btw verleggen geeft je klant de btw aan in plaats van jij. Je vermeldt dan ‘btw verlegd’ en het btw-id van je klant op de factuur. Dit kan bijvoorbeeld bij bepaalde werkzaamheden in onderaanneming of diensten aan ondernemers in het buitenland. Je moet steeds controleren of de regeling op jouw situatie van toepassing is.

Je past het 0%-tarief toe

Het 0%-tarief is geen vrijstelling en ook geen btw verleggen. Je levert een met btw belaste prestatie, maar tegen een tarief van 0%. Dit kan bijvoorbeeld bij uitvoer van goederen buiten de EU, als je de uitvoer kunt aantonen. Je kunt onder voorwaarden btw op bijbehorende inkopen aftrekken. Bij vrijgestelde prestaties bestaat dat recht op aftrek in beginsel niet.

Wat betekent btw voor je administratie?

Je administratie moet laten zien hoeveel btw je over verkopen verschuldigd bent en hoeveel btw op inkopen je mag aftrekken. Houd daarom bij:

• Je verkoopfacturen, met de bedragen exclusief btw, het tarief en het btw-bedrag.
• Je inkoopfacturen en bonnen, met de btw die je wel of niet mag aftrekken.
• Bijzondere situaties, zoals vrijgestelde omzet, btw verleggen en privégebruik.
• De aangiften die je hebt ingediend en de bedragen die je hebt betaald of teruggekregen.

Meestal doe je per kwartaal btw-aangifte. De Belastingdienst kan ook een maand of een jaar als aangiftetijdvak vaststellen. In de aangifte verreken je de btw over je verkopen met je aftrekbare voorbelasting.

Voor veel freelancers geldt het factuurstelsel. Daarbij bepaalt meestal de factuurdatum in welk tijdvak je de btw over een verkoop aangeeft, niet de datum waarop je klant betaalt. Je kunt dus btw moeten afdragen voordat je klant heeft betaald. Voor het kasstelsel en bijvoorbeeld vooruitbetalingen gelden andere regels. Ook te laat factureren verschuift je btw-verplichting niet zomaar naar een later tijdvak. Lees meer over wanneer je btw moet aangeven.

Bewaar je facturen en andere basisgegevens in beginsel zeven jaar. Voor onder meer onroerende zaken en bepaalde regelingen voor verkopen aan buitenlandse consumenten geldt een langere termijn. Bekijk wat voor jouw administratie geldt bij administratie bewaren voor de btw.

Ombora neemt de boekhouding en de btw-aangifte voor je uit handen. Het verzamelt je facturen en bonnen, verwerkt ze in je administratie en vraagt om wat nog ontbreekt. Jij controleert het voorstel en geeft akkoord. Daarna dient Ombora de aangifte voor je in en bewaart het de bevestiging. Zo hoef je zelf geen btw-bedragen bij elkaar te zoeken of je aangifte in te vullen.

Ombora is nog in ontwikkeling. Via de homepage kun je je aanmelden om te horen wanneer je kunt beginnen.